Diligências
Registro e repositório das ativações de campo.
Toda ativação pública denomina-se diligência e recebe número próprio, sequencial e anual, aberta por Ordem de Diligência e encerrada por Relatório destinado ao Setor de Arquivo. Este Livro reúne, de cada uma, a identificação, a cartografia dos pontos de semeadura, a apuração do recolhimento e os resultados.
O Livro de Diligências encontra-se aberto desde o ato de fundação e não registra assentamento no exercício corrente.
A publicação de cada assentamento dar-se-á ao encerramento da diligência correspondente, por Relatório destinado ao Setor de Arquivo. Livro sem registro não é livro inexistente.
Fundamento: Estatuto de Fundação, Art. 3º, I e IX; Protocolo Geral de Diligência de Campo, v.4, Art. 1º, §§1º e 2º, Art. 5º e Art. 8º.
Dos assentamentos
Cada assentamento corresponde a uma diligência encerrada. A aferição dos pontos é diferida à fase de recolhimento, na ordem inversa da semeadura, e classificada em três categorias.
Sem assentamento no exercício corrente.
Da apuração do recolhimento
O material remanescente é recolhido ao final de cada diligência e classificado em recolhido íntegro, quando permanece no ponto sem sinal de manuseio; não localizado, quando ausente do ponto, presumida a retirada por requerido; e localizado em recipiente de descarte, quando removido do ponto e descartado.
O Departamento reconhece que a categoria "não localizado" não permite distinguir entre retirada por interesse, remoção por serviço de limpeza e extravio. A imprecisão é registrada, não corrigida, e aplica-se igualmente à categoria de descarte. O documento localizado em descarte constitui, para todos os efeitos, manifestação de recusa.
O código do ponto de semeadura permite que o recolhimento produza dado espacializado. Os quantitativos consolidados do exercício constam do Boletim Estatístico.
Fundamento: Protocolo Geral de Diligência de Campo, v.4, Art. 5º, §§1º a 4º.
Da agenda
Diligências programadas, com indicação de modalidade e território.
Sem diligência programada para o exercício corrente. A contratação formaliza-se por Ordem de Serviço, na forma da Carta de Serviços.
Do registro fotográfico
O registro fotográfico ou audiovisual, quando existir, é produzido por terceiro ou por captação discreta, de modo a não comprometer a diligência com aparato visível de produção. A documentação privilegia o posto, os documentos e o Agente; imagens em que terceiros sejam identificáveis não são publicadas sem autorização de uso de imagem colhida por escrito.
Fundamento: Protocolo Geral, v.4, Art. 8º, § único; Política de Privacidade, Art. 12.